Pembekuan Sertifikat adalah Proses pencabutan sementara hak-hak yang melekat atas sertifikasi PHPL bagi auditee karena ketidaktaatan auditee dalam menjaga dan memelihara sertifikat yang telah diberikan.
(1) PT Langgeng Sertifikasi Profesi akan membekukan sertifikasi pada kasus:
· Pemegang Sertifikat PHPL dan atau VLK tidak bersedia dilakukan penilikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dalam prosedur PT Langgeng Sertifikasi Profesi.
· Jika dalam waktu dua (2) kali tiga (3) bulan auditee masih menunda untuk dilakukan penilikan, sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan oleh Lembaga Sertifikasi maka sertifikat akan dibekukan.
· Sistem manajemen klien yang disertifikasi gagal secara total untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan untuk efektivitas sistem manajemen,
· Klien yang disertifikasi tidak memperbolehkan audit penilikan atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekuensi yang dipersyaratkan, atau
· Klien yang disertifikasi telah meminta pembekuan secara sukarela,
· Apabila berdasarkan hasil penilikan ditemukan ketidaksesuaian dalam efektifitas manajemen dan auditee diberi kesempatan dua (2) kali tiga (3) bulan melakukan tindakan perbaikan. Apabila dalam periode tersebut tidak melakukan perbaikan maka sertifikat akan dibekukan,
· Ketetapan yang menyatakan bahwa sertifikat ditangguhkan dan/atau Ketetapan Komite Pengaman Ketidakberpihakan menyarankan bahwa sertifikat dibekukan.
(2) Sertifikat akan dibekukan dalam periode dan kasus tertentu dan tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut:
· Sebagian lokasi pelanggan terkena bencana alam dan dinyatakan dapat mengganggu kelestarian sumber daya hutan (alam, tanaman) dan/atau implementasi sistem legalitas kayu;
· Perusahaan pelanggan berada dalam proses pengadilan atas tuduhan perbuatan melawan hukum;
· Jika laporan ketidaksesuaian ditindaklanjuti dalam waktu yang telah disepakati;
· Dalam kasus penggunaan sertifikat dan/atau logo yang tidak sesuai, misalnya kesalahan dalam pencetakan atau pengiklanan diikuti dengan tindakan yang memadai;
· Jika terdapat pertentangan dengan Perjanjian Sertifikasi, Aplikasi Sertifikasi, Kondisi Umum untuk Jasa Sertifikasi dan/atau aturan pelaksanaan PT Langgeng Sertifikasi Profesi.
(3) Seluruh kondisi yang menyebabkan sertifikat PHPL dan atau VLK akan dibekukan sebelumnya akan menjadi kajian dan evaluasi oleh tim pengambil keputusan.
(4) Berdasarkan kajian, evaluasi dan keputusan tim pengambil keputusan menetapkan sertifikat dibekukan, maka keputusan tersebut akan diberitahukan secara resmi kepada pemilik sertifikat bahwa sertifikat akan dibekukan.
(5) Pemberitahuan surat rencana pembekuan sertifikat ini selama 15 (lima belas) hari sejak diterimanya surat pemberitahuan rencana pembekuan sertifikat.
(6) Selanjutnya PT Langgeng Sertifikasi Profesi akan memberitahukan secara resmi kepada pemilik S-PHPL dan atau VLK serta mempublikasikan pembekuan sertifikat.
(7) Pada akhir masa pembekuan sertifikat, Manager Sertifikasi dibantu tim yang dibentuk oleh perusahaan melakukan investigasi untuk pemenuhan atas temuan yang ada dan/atau melakukan kunjungan penilikan tambahan terhadap perbaikan yang telah dilakukan. Masa pembekuan sertifikat untuk kegiatan sertifikasi VLK selama 3 (tiga) bulan.
(8) Semua biaya yang ditimbulkan atas pembekuan dan/atau penerbitan kembali sertifikat dibebankan kepada pelanggan dengan proses tertulis.
(9) Dalam kondisi pembekuan, sertifikasi sistem manajemen klien tidak berlaku sementara.
(10) Perjanjian ini mengikat klien untuk menjamin bahwa dalam kasus pembekuan, klien dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosinya lebih lanjut.
(11) Manajer Sertifikasi membuat status pembekuan sertifikasi yang dapat diakses publik di website Kementerian Kehutanan (www.dephut.go.id dan https://silk.menlhk.go.id/ ) dan website PT Langgeng Sertifikasi Profesi (www.lspindo.com).
(12) Bila organisasi klien gagal untuk menyelesaikan masalah pokok dari pembekuan dalam jangka waktu yang ditetapkan seperti yang tertuang dalam point 7, maka PT Langgeng Sertifikasi Profesi mencabut atau mengurangi ruang lingkup sertifikasi.