PELAKSANAAN PENILAIAN

a. Audit Tahap I
Tim Audit melaksanakan audit tahap I sesuai dengan rencana audit yang telah ditetapkan, meliputi kegiatan berikut:
1) Melakukan verifikasi dokumen wajib (antara lain SK. PBPH (dh. IUPHHK), Dokumen Lingkungan Hidup, Dokumen Tata Batas, Dokumen RKUPH, minimal 6 Dokumen RKTPH terakhir, Dokumen Rencana Pemulihan ekosistem Gambut untuk PBPH pada ekosistem Gambut, IHMB, Citra Satelit liputan 2 tahun terakhir). Untuk auditee yang masih berumur < 6 tahun, harus tersedia RKTPH 3 tahun terakhir atau sesuai dengan kondisi data dan informasi terakhir dari auditee.
2) Mempelajari kondisi lapangan auditee.
3) Melakukan diskusi dengan auditee untuk menentukan kesiapan audit tahap II.
4) Mengumpulkan informasi penting terkait lingkup sertifikasi PHL, antara lain berkonsultasi dengan Direktur dan/atau bidang yang terkait untuk memperoleh informasi penting misalnya surat L1.3. – 8 peringatan yang berkaitan dengan pemenuhan atau pelaksanaan kewajiban auditee.
5) Menentukan metodologi penilaian.
6) Mengkaji alokasi sumber daya untuk pelaksanaan audit tahap II dan persetujuan auditee mengenai rincian audit tahap II.
7) Semua tahapan audit tahap I disajikan dalam dokumen rencana kerja audit.

b. Audit Tahap II
1) Koordinasi dengan Instansi Kehutanan.
a. Tim audit berkoordinasi dengan Dinas Provinsi dan Balai. Tim audit dapat berkoordinasi dengan Balai yang menangani kawasan hutan untuk melengkapi data dan informasi. Sebelum penilaian lapangan, tim menyampaikan rencana pelaksanaan penilaian dan meminta informasi tambahan terkait dengan kondisi auditee yang akan dinilai. Setelah selesai pelaksanaan penilaian lapangan, tim menyampaikan bahwa penilaian lapangan telah selesai dan meminta informasi yang kurang lengkap.
b. Kepala Balai melakukan pengecekan kesesuaian tim audit LPVI dengan yang tercantum dalam surat pemberitahuan Direktur, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila tidak sesuai.
c. Dalam hal Balai dan Balai yang menangani kawasan hutan tidak berkedudukan di provinsi tempat pelaksanaan penilaian kinerja, koordinasi dilakukan secara online.
d. Biaya koordinasi tidak dibebankan kepada LPVI.
e. Tim audit mencatat/mendokumentasikan hasil pertemuan koordinasi pada sebelum dan sesudah penilaian kinerja PHL, dilengkapi daftar hadir, dan menindak lanjuti masukan dari instansi kehutanan. L1.3. – 9

2) Konsultasi Publik.
Untuk menampung aspirasi, saran dan masukan terkait kegiatan operasional auditi, LPVI wajib melakukan konsultasi publik sebagai berikut:
a. LPVI wajib mengumumkan rencana penilaian yang diunggah pada website Kementerian LHK (www.silk.menlhk.go.id) selambat-lambatnya 14 hari kalender sebelum pelaksanaan kegiatan audit.
b. LPVI mengumumkan rencana pelaksanaan penilaian kinerja PHL di website LPVI lambatnya 14 (empat belas) hari kalender sebelum penilaian.
c. LPVI menyampaikan surat pemberitahuan rencana penilaian kinerja PHL kepada PI, terkait identitas auditee, jenis kegiatan audit penilaian kinerja PHL, waktu pelaksanaan, susunan tim auditor, metode audit dan kriteria penilaian yang digunakan.
d. Tim audit mengadakan rapat konsultasi publik dengan perwakilan masyarakat setempat di sekitar lokasi areal kerja auditee dan pihak terkait lainnya termasuk di dalamnya Pemantau Independen, sekurang-kurangnya sebanyak 1 (satu) kali.
e. Tim audit wajib mendokumentasikan kegiatan konsultasi publik dalam bentuk berita acara dan disertai daftar kehadiran peserta.
f. Kepala Balai memantau konsultasi publik, dan melaporkan secara tertulis kepada Direktur apabila LPVI tidak melakukan konsultasi publik.

3) Pertemuan Pembukaan
a. Pertemuan pembukaan adalah pertemuan antara tim audit dengan auditee yang bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur penilaian, serta meminta surat kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif.
b. Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan transparansi data yang dibutuhkan oleh tim audit dapat dipenuhi oleh auditee.
c. Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.

4) Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan.
a. Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh Tim Audit untuk menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditi, dan menganalisis kesesuaiannya dengan norma/ persayaratan dalam standar penilaian kinerja PHL dan standar VLHH.
b. Dalam hal PBPH terintegrasi dengan POKPHH, maka standar dan pedoman penilaian menggunakan standar sebagaimana lampiran 1.1. atau lampiran 1.2., lampiran 2.1. atau lampiran 2.2., dan lampiran 3.1.
c. Observasi lapangan dilakukan melalui pemeriksaan terhadap fisik hasil kegiatan sesuai dokumen/pelaporan yang dibuat auditee, baik secara keseluruhan atau melalui sampling sesuai ketentuan uji petik yang telah ditetapkan dalam pedoman/petunjuk teknis, atau sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh LPVI dengan mempertimbangkan jumlah populasi, waktu, SDM, dan kondisi lapangan.
d. Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 21 (dua puluh satu) hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.

5) Pertemuan Penutupan
a. Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara tim audit dengan auditee untuk memaparkan hasil penilaian sementara dan melakukan konfirmasi hasil dan temuan di lapangan. L1.3. – 11.
b. Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Berita Acara Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan. Dalam hal auditee tidak bersedia menandatangani BAP, tim auditor membuat Berita Acara Penutup.
c. Dalam hal terdapat temuan kekurangan/ketidakcukupan data /dokumen, diselesaikan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan meliputi penyampaian kekurangan data/dokumen dan hasil evaluasinya oleh auditor.

6) Observasi Kegiatan Penilaian Kinerja.
a. Dalam hal penilaian kinerja periode terakhir (penilikan terakhir) atau untuk persyaratan perpanjangan PBPH, atau yang dibiayai dengan anggaran pemerintah, maka Direktur dapat melaksanakan observasi kegiatan penilaian kinerja PHL oleh LPVI.
b. Observasi dilakukan oleh personil yang ditetapkan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) Direktur yang dimasukkan dalam tim audit LPVI dengan status sebagai observer.
c. Personil pelaksana observasi membuat dan menyampaikan laporan kepada Direktur.
d. Dalam hal hasil observasi dapat menjadi bahan keluhan atas kinerja LPVI, Direktur menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPVI untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN.
e. Biaya pelaksanaan observasi lapangan dibebankan kepada anggaran Kementerian.